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中北大学会计档案管理办法
2007-04-28 00:00   审核人:

中北大学会计档案管理办法
校财〔2006〕29号

各院、部、处及直属单位:
为了加强会计档案的规范化、科学化管理,更好地为我校各项工作提供优质服务,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》,特制定本办法。现予印发,请遵照执行。

第一条  为了加强会计档案的规范化、科学化管理,更好地为我校各项工作提供优质服务,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》,特制定本办法。
第二条  会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,包括纸质资料、计算机硬盘存储数据和磁性介质存储数据,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,必须加强对会计档案工作的领导,建立健全会计档案的立卷﹑归档﹑保管﹑利用和销毁等管理制度,切实把会计档案管理好。
第三条  我校的会计档案由档案馆统一集中管理,与财务处共同负责对会计部门的材料进行整理﹑立卷﹑归档工作。
第四条  各单位每年形成的会计档案应由各单位按照学校档案馆归档的要求,负责整理,立卷装订成册,编制会计档案保管清册,当年的会计档案,在年度终了后,可暂由本单位财会部门专人保管,定期应由会计部门编造移交清册,移交档案部门,会计档案在财务部门最长放置两年。学校档案部门必须定期点收,监督入库。出纳人员不得兼管会计档案。
第五条  会计档案归档范围:
(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片(在国有资产管理处),辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度、财务报告。包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)工资清册类:工资清册。
(五)其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。财务部门经办的有关财务工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结报告等文件资料,不属于会计档案,按照文书档案办法实行。
第六条  会计档案立卷
(一)分类:按年度按名称分为凭证、账簿、报表、工资清册和其他清册五类。
(二)组卷:不同会计年度和不同保管期限的会计资料都要分别组卷。
1、凭证:按时间和原始凭证的顺序号组卷。
2、帐薄:按帐薄的名称组卷。订本帐每本组成一卷,活页帐重新编页码,填写帐簿启用表,帐薄目录后装订成册。
3、报表,按月报,季报和年报分别组卷。
4、工资清册:按月组卷。
5、其他清册:按实际情况确定。
(三)案卷内文件资料排列:按材料形成的先后顺序排列。
(四)案卷排列。会计部门各年度内形成的应当归档的会计档案,按凭证、帐薄、报表、工资清册和其他清册分别分类排列。
第七条  撤销合并单位的会计档案应随同单位的全部其他档案,一并移交给新的指定单位,并按规定办理交接手续。(交接双方在移交清册上签名或盖章)
第八条  会计档案必须进行科学的管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便,注意通风,防磁、防火、防潮、防虫蛀和防尘,打印输出的资料必须经有关人员盖章才能作为正式的书面档案资料保存。备份软盘要妥善保管,应贴写保护标签并用印章或封条签封后装在保护封套和包装盒内。采用磁性介质保存会计档案要定期检查,防止因磁性介质损坏而使会计档案丢失。严格执行安全和保密制度,档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
第九条  会计档案应为学校的教学、科研、后勤、机关等单位提供服务,在调阅会计档案时,要严格办理手续。财务处内部人员调阅会计档案,只需经该人所在科(室)负责人签批即可调阅;本校其它部门人员核对有关财务事宜,必须有该单位(或项目)负责人签批的书面申请,由财务处领导签批后由财会人员查阅;外单位人员调阅会计档案,要有单位正式介绍信,经对口接待部门领导和财务处处长批准后方可查阅,查阅时须详细登记调阅档案名称、调阅日期,调阅人的姓名和工作单位,调阅的理由和归还时间等。
第十条  所有会计档案一律不得外借,若因特殊情况需复印时,须经财务处处长批准;由档案管理人员陪同复印,并详细登记。查阅和复印会计档案应保持卷面整洁,不得拆散、抽换、涂改、丢失、泄密、也不准在案卷上勾画记录符号。
第十一条  会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年和二十五年五类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第十二条  会计档案保管期满,需要销毁时,应由学校档案馆提出销毁意见,由校档案负责人和财务处负责人共同鉴定,审查后编制会计档案销毁清册,报学校分管领导批准后方可销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证、涉及对外事务和产权转让凭证,落实改革历史遗留问题等相关凭证,建设项目下马工程、未完成建设项目的会计档案,均应该抽出单独保管,保管到财务结清为止,并在会计档案销毁清册和保管清册中注明。
第十三条  学校按规定销毁会计档案时,由学校档案馆、财务处和审计处共同监督销毁。
第十四条  监督人员在销毁会计档案前,应认真进行清点、核对编制销毁清册,销毁后在销毁清册上签名盖章,并负责将监销情况向学校分管领导报告。会计档案销毁清册应按规定年限专门保存。
第十五条  本办法由财务处负责解释和修订。
第十六条  本办法自公布之日起执行。


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